○城南衛生管理組合文書取扱規程
平成13年５月31日訓令甲第６号
城南衛生管理組合文書取扱規程
城南衛生管理組合文書取扱規程（昭和50年城南衛生管理組合訓令甲第８号）の全部を改正する。
目次
第１章　総則（第１条～第10条）
第２章　文書の収受及び配布（第11条～第13条）
第３章　文書の処理（第14条～第22条）
第４章　文書の施行（第23条～第27条）
第５章　文書の保管及び保存（第28条～第34条）
第６章　文書の廃棄（第35条）
第７章　補則（第36条）
附則
第１章　総則
（目的）
第１条　この規程は、城南衛生管理組合（以下「組合」という。）における文書の適正な取扱いを定めることにより業務の能率的な運営を図ることを目的とする。
（定義）
第２条　この規程において次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(１)　部　城南衛生管理組合組織条例（昭和49年城南衛生管理組合条例第７号）第１条に規定する部をいう。
(３)　文書　職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真（これらを撮影したマイクロフィルムを含む。）及び電磁的記録並びに郵送等による現金、有価証券類をいう。
(４)　電子署名　電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。
ア　当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ　当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
（文書取扱いの原則）
第３条　文書は、正確、迅速、丁寧に取扱い、事務が適正かつ能率的に行えるように処理し、管理しなければならない。
（文書主管課及び文書主管課長の職務）
第４条　文書主管課は、総務課とする。
２　文書主管課長は、組合における文書事務を統括し、文書の収受、発送、保管、保存、廃棄等必要な事務を掌理する。
３　文書主管課長は、課等における文書の処理について報告を求める等随時調査し、常に適正かつ円滑に処理されるよう指導するとともに、必要なときは適当な措置を命ずることができる。
（課等の長の職務）
第５条　課等の長は、常に文書事務が適正かつ円滑に行われるよう留意し、職員を指導し、その促進に努めなければならない。
（文書取扱責任者及び文書取扱者）
第６条　文書取扱責任者を課等ごとに置き、課長補佐又は庶務を担当する係長をもって充てる。
２　文書取扱者を課等ごとに置き、課等の長が指名する。
（文書取扱責任者の職務）
第７条　文書取扱責任者は、課等の長の命を受け、次に掲げる事務を行う。
(１)　文書及び簿冊の管理に関すること。
(２)　文書の審査に関すること。
(３)　文書の登録に関すること。
(４)　文書の保存、保管及び廃棄に関すること。
(５)　文書事務の処理の促進、改善及び指導に関すること。
２　文書取扱者は、文書取扱責任者を補佐し、文書取扱責任者不在の場合は、その職務を代行する。
（文書取扱責任者会議）
第８条　文書主管課長は、必要により文書取扱責任者会議を招集し、文書事務の連絡調整を行うものとする。
（帳簿の備付け）
第９条　文書管理に関する帳簿として、次の各号に掲げる帳簿を当該各号に定める課等に備え付ける。
(１)　文書受付簿（別記様式第１号）　文書主管課
(２)　文書登録簿（別記様式第２号）　主務課
(３)　簿冊目録（別記様式第３号）　主務課
(４)　廃棄簿冊目録（別記様式第４号）　主務課
２　前項第１号及び第２号に規定する帳簿は、毎年４月１日から翌年３月31日までの期間を単位として作成するものとする。
（文書の分類）
第10条　文書は、管理者が別に定める文書分類表により分類し、整理し、又は処理するものとする。
第２章　文書の収受及び配布
（文書の収受）
第11条　組合に到着した文書は、すべて総務課において収受する。
２　到着文書が次の各号のいずれかに該当する場合は、当該各号に掲げる処理をしなければならない。
(１)　親展文書は、管理者宛のものは総務部長、その他のものは直接宛名人に配布する。
(２)　書留文書その他文書主管課長が特殊文書と認めたものは、文書受付簿に必要事項を記載し、封かんのまま受付印を押して主務課に配布する。
(３)　訴訟、不服申立て等到着の日時が権利の喪失に関係する文書については、文書受付簿に必要事項を記載し、受付印を押し、あわせて時刻を記入し、主務課に配布する。
(４)　２以上の課に関係ある文書は、最も関係の深い課に配布するものとする。
（料金不足等）
第12条　料金未納又は料金不足の郵便物等は、未納又は不足料金を支払い収受することができる。
（勤務時間外の到着文書の取扱い）
第13条　勤務時間外又は休日に到着した文書は、宿直員その他の職員が受領し、文書主管課に引き継がなければならない。
第３章　文書の処理
（配布文書の処理）
第14条　文書の配布を受けた文書取扱者は、直ちに主務課長の閲覧に供さなければならない。
２　主務課長は、前項の文書については、速やかに事務担当者に処理について指示しなければならない。
（起案）
第15条　起案はすべて文書で行い、上司の決裁を受けなければならない。ただし、軽易なもの、あらかじめ定められた方法により処理するものは、この限りでない。
２　起案は、すべて起案用紙（別記様式第５号）を用いなければならない。ただし、特に軽易なもので施行を要さないものは、この限りでない。
（起案文書の作成）
第16条　起案にあたっては、次に掲げる事項に留意し作成しなければならない。
(１)　原則として一件ごとに作成すること。
(２)　公文書の作成に関する定めるによること。
(３)　起案の理由、説明、経過及び根拠となる関係法規等を記載し、関係文書、資料等を添付すること。
(４)　経費を伴う事案については、予算との関係を明らかにすること。
(５)　収受文書に基づいて起案した文書には必ず当該文書を添付すること。
２　決裁区分は、次に掲げるとおりとする。
(１)　甲　管理者の決裁を受けるもの
(２)　乙　専任副管理者の専決で処理するもの
(３)　丙　部長の専決で処理するもの
(４)　丁　課等の長の専決で処理するもの
（供覧）
第17条　起案による処理を必要としない文書は、供覧（関係者の閲覧に供することをいう。以下同じ。）をするものとする。
２　前項の規定により供覧をしようとするときは、供覧用紙（別記様式第６号）を用いなければならない。
（文書の登録）
第18条　起案文書及び供覧文書は、文書登録簿に登録しなければならない。
２　文書の登録にあたっては、当該文書を収納することとなる簿冊等を確認しなければならない。
（起案文書及び供覧文書の審査）
第19条　起案文書及び供覧文書は、文書の審査及び登録を経なければ、他の課等への合議、決裁等に関する以後の処理をしてはならない。
２　文書の審査は、課等の長の指示により文書取扱責任者が行う。
３　文書取扱責任者は、第16条各号に掲げる事項及び次に掲げる事項について審査しなければならない。
(１)　文書の件名
(２)　文書の保存期間
(３)　文書の保管及び施行に必要な記号及び番号
(４)　情報の公開に関する事項
（決裁の手続）
第20条　起案文書の決裁の手続は、次に掲げるところによる。
(１)　決裁は、関係係員に回議し、担当の係長、主務課長の意思決定の後、決裁区分に従い、所属上司の決裁を受けるものとする。
(２)　合議を要する場合は、主務課長の決裁後同一部内の課等に、部長決裁後他の部課等に回付するものとする。
（合議）
第21条　合議を受けた文書は、次に掲げるところにより取扱わなければならない。
(１)　合議を受けた事項に異議のないときには、速やかに回付しなければならない。
(２)　合議を受けた事項が検討に日時を要するときは、あらかじめその理由等を起案した課等に連絡しなければならない。
(３)　合議を受けた事項に異議のあるときは、直ちに起案した部及び課等と協議し、意見が相違するときは、双方の意見を付して上司の決裁を受けなければならない。
（決裁日等の記入）
第22条　合議、決裁したときは、必ず押印し、その月日を記入しなければならない。
第４章　文書の施行
（施行者名）
第23条　文書の施行者名は管理者名をもってするものとする。ただし、特に軽易なものにあっては組合名、部長名又は課等の長名を用いることができる。なお、特に必要な場合は専任副管理者名を用いることができる。
（公印）
第24条　施行を要する文書はすべて公印を押印しなければならない。ただし、軽易な文書については、押印を省略することができる。
２　公印を使用する場合は、城南衛生管理組合公印規則（昭和50年城南衛生管理組合規則第７号）の定めるところにより、公印保管者の承認を受けなければならない。
（電子署名）
第25条　前条の規定にかかわらず、文書主管課長が認める文書については、電子署名を付与するものとする。
２　電子署名を付与するために必要な手続その他の事項は、別に定める。
（文書の記号及び番号等）
第26条　管理者名、専任副管理者名、部長名及び課等の長名による発送文書には、次に掲げるところにより、記号及び番号を付するものとする。ただし、軽易なものについては、これを省略することができる。
(１)　文書登録の年度
(２)　組合名の略字（城組）
(３)　各課等の記号（別表）
(４)　文書登録簿の登録番号
２　文書の発送は、郵送により行う。ただし、文書主管課長が郵送により難いと認めたときは、別の方法によることができる。
（施行日）
第27条　文書の施行日は、次に掲げるところによる。
(１)　法規等に関する文書　公示をした日
(２)　発送文書　通知し、又は発送した日
(３)　その他の文書　決裁の終了により事務処理を始める日
第５章　文書の保管及び保存
（簿冊目録の作成）
第28条　文書取扱責任者は、文書及び簿冊等を管理するために簿冊目録を整備しなければならない。
（簿冊等の管理）
第29条　文書は、当該文書を収納する簿冊等の登録により、その所在を明らかにしなければならない。
２　簿冊等には、文書主管課が定めるところにより、当該簿冊等の所在を明らかにするため、ラベルを貼り付けるものとする。
（文書の保管）
第30条　完結した文書には、当該文書及び関係する帳簿に完結日を記入し、文書登録簿に記載した簿冊等に収納し保管しなければならない。
（文書の完結日）
第31条　文書の完結日は、次に掲げるところによる。
(１)　法規等に関する文書　公示をした日
(２)　一般文書　施行又は発送を終った日
(３)　契約関係文書　契約締結の日又は契約期間満了の日
(４)　訴訟関係書類　当該事件が完結した日
(５)　辞令等　本人に交付した日
(６)　出納関係書類　当該出納のあった日
(７)　伺い、復命、届等の文書、決裁又は供覧終了の日
(８)　帳簿類　最終の記録を終えた日
（保存文書の編冊）
第32条　保存文書は、次に掲げる要領により編冊するものとする。
(１)　文書分類表の番号別に区分し、文書の完結順に編冊する。
(２)　編冊した文書には、各簿冊ごとに文書件名目録（別記様式第７号）を作成する。
(３)　文書の種類により適宜区分紙を用い区分を明確にする。
(４)　保存上必要があると認められるときは、数年分をあわせて編冊することができる。この場合区分紙を用いて年度を明確にする。
(５)　図面等同一簿冊に編冊できないものは、その旨を関係文書に明記し、別に編冊して分冊として取扱う。
(６)　簿冊に編冊できないものは、箱に入れ簿冊と同様に処理する。
（文書の保存期間）
第33条　文書の保存期間は、その文書の重要度に応じて、法令その他別に定めのあるものを除き、次に掲げるとおりとする。ただし、この規程に定める期間が法令等に定める期間を超えるものについては、この規程の定めるところによる。
(１)　永年
ア　規約、条例、規則その他例規の原議及び原本
イ　重要な事業の計画、実施に関するもの
ウ　議会の会議録及び議決に関するもの
エ　所轄行政庁の令達等で重要なもの
オ　訴訟等に関するもの
カ　重要な契約書
キ　任免、賞罰その他人事に関する重要なもの
ク　財産、組合債に関するもので重要なもの
ケ　組合の区域の分合に関するもの
コ　管理者及び専任副管理者の事務引継に関する書類
サ　その他永年保存を要すると認められるもの
(２)　10年
ア　予算、決算その他出納に関する重要書類
イ　行政執行上必要な資料となるもの
ウ　その他10年の保存を要すると認められるもの
(３)　５年
ア　予算、決算その他出納に関する証拠書類
イ　清掃手数料に関するもの
ウ　主な行政事務の施策に関するもの
エ　各種調査、統計に関するもの
オ　工事又は物品に関するもので重要なもの
カ　その他５年保存を要すると認められるもの
(４)　３年
ア　行政事務の施策に関する比較的軽易なもの
イ　その他３年保存を要すると認められるもの
(５)　１年　前各号に該当しないすべての文書
(６)　前各号の保存期間は、文書の完結日の属する年度の翌年度から起算する。
（文書の保存場所及び保存方法等）
第34条　文書の保存場所及び保存方法は、文書主管課が定める。
２　文書の所管換えは、文書主管課の指示により行わなければならない。
第６章　文書の廃棄
（文書の廃棄）
第35条　文書取扱責任者は、文書の廃棄を実施するときは、廃棄簿冊目録を作成し、当該目録による文書の廃棄について、あらかじめ文書主管課長の決裁を受けなければならない。
２　永年保存に属する文書であっても、20年を経過して保存の必要がないと認められるときは、管理者の決裁を受けて廃棄することができる。
３　保存期間が経過した文書であっても、なお保存の必要があると認めるときは、さらに期間を定めて保存しなければならない。
４　文書の廃棄は、文書主管課の指示により実施するものとする。
第７章　補則
第36条　この規程に定めるもののほか必要な事項は、管理者が定める。
附　則
１　この規程は、平成13年６月１日から施行する。
２　この規程の施行の日の前日までに、取得し、又は作成した文書の取扱いについては、なお、従前の例による。
附　則（平成15年４月16日訓令甲第２号）
この規程は、公布の日から施行し、（中略）第２条の規定による改正後の城南衛生管理組合文書取扱規程の規定（中略）は、平成15年４月１日から適用する。
附　則（平成17年３月31日訓令甲第４号）
この規程は、平成17年４月１日から施行する。
附　則（平成18年８月28日訓令甲第３号）
この規程は、平成18年９月１日から施行する。
附　則（平成19年３月30日訓令甲第２号）
（施行期日）
１　この規程は、平成19年４月１日から施行する。
（経過措置）
２　城南衛生管理組合規約の一部を変更する規約（平成19年城南衛生管理組合告示第３号）附則第２項の場合においては、改正後の城南衛生管理組合文書取扱規程第32条第１号コ並びに別記様式第５号及び第６号の規定は適用せず、改正前の城南衛生管理組合文書取扱規程（以下この項において「旧規程」という。）第32条第１号コ並びに別記様式第５号及び第６号の規定は、なおその効力を有する。この場合において、旧規程第32条第１号コ中「助役」とあるのは、「専任副管理者」と、別記様式第５号及び第６号中

「





助役




／


















」とあるのは、

「





専任副管理者




／


















」とする。

附　則（平成21年３月27日訓令甲第２号）
この規程は、平成21年４月１日から施行する。
附　則（平成22年３月26日訓令甲第１号）
この規程は、平成22年４月１日から施行する。
附　則（平成23年３月29日訓令甲第４号）
この規程は、平成23年４月１日から施行する。
附　則（平成25年３月28日訓令甲第１号）
この規程は、平成25年４月１日から施行する。
附　則（平成26年３月31日訓令甲第１号）
この規程は、平成26年４月１日から施行する。
附　則（平成27年３月31日訓令甲第１号）
この規程は、平成27年４月１日から施行する。
附　則（平成30年３月30日訓令甲第１号）
この規程は、平成30年４月１日から施行する。
附　則（令和２年５月27日訓令甲第４号）
この規程は、公布の日から施行する。
附　則（令和３年３月30日訓令甲第１号）
この規程は、令和３年４月１日から施行する。
附　則（令和４年３月30日訓令甲第２号）
この規程は、令和４年４月１日から施行する。
附　則（令和５年３月30日訓令甲第３号）
この規程は、令和５年４月１日から施行する。
附　則（令和６年３月29日訓令甲第１号）
この訓令甲は、令和６年４月１日から施行する。
附　則（令和６年５月27日訓令甲第３号）
この規程は、公布の日から施行する。
別表（第26条関係）

各課等の記号

課等名

記号

総務部


総務課

総

循環型社会推進課

循

広報協働課

広

施設部


施設課

施

クリーン21長谷山

ク

リサイクルセンター長谷山

リ

グリーンヒル三郷山

三

業務課

業

会計課

会

別記様式第１号（第９条関係）
別記様式第２号（第９条関係）
別記様式第３号（第９条関係）
別記様式第４号（第９条関係）
別記様式第５号（第15条関係）

別記様式第６号（第17条関係）
別記様式第７号（第32条関係）